Por Jesús Vicente Menoyo, senior associate legaltech en Écija
Desde hace unos años, y hasta el presente, venimos reconociendo y asumiendo un cambio de paradigma en cuanto a la prestación de servicios legales, tanto en despachos de abogados como en corporaciones.
Ello ha venido impulsado, entre otros factores, por el auge de nuevas tecnologías que han tenido un gran impacto en todas las áreas de la economía, redefiniendo los modelos de negocios vigentes hasta el momento.
Hasta entonces, y de manera muy genérica, el modelo de negocio de los despachos podía resumirse en facturar unos honorarios establecidos en función de cada servicio prestado, desde una consulta informativa hasta la dirección letrada de procedimientos judiciales, pasando por la revisión de contratos o la llevanza de secretarías o procedimientos concursales.
Por su parte, las asesorías jurídicas de empresas han adoptado siempre una visión conservadora dentro de la organización, posicionándose, sin ser ese su objetivo, como centros de costes o stoppers de la actividad del negocio.
Pero la globalización, el paso de internet 1.0 a internet 2.0 y el acceso a las nuevas tecnologías como smartphones, tablet, ordenadores portátiles, surfaces, etc., contribuyeron a generar un nuevo perfil de cliente; más informado, más exigente y con mayor acceso a una oferta de servicios que, irremediablemente, se volvería un campo de batalla para los despachos de abogados.
Por su parte, las asesorías jurídicas de empresas y los abogados in house vieron cómo su posición dentro de la organización debía mutar para convertirse en business partners del negocio y contribuir a los objetivos que, estratégicamente, se diseñaban desde los equipos de dirección.
Con la llegada de la tecnología y los proyectos de transformación digital en departamentos como financiero, compras o recursos humanos, la función legal asumía que era el momento de cambiar su manera de actuar para ser más competitivos, dar una mejor respuesta en tiempos a sus clientes, el negocio, y mejorar los estándares de calidad y la gestión del conocimiento como hoja de ruta transformadora de su función en la vida de la empresa.
Si bien es cierto que los hechos expuestos podrían hacernos creer que el concepto de legaltech es algo completamente nuevo y revolucionario, este nació en 1979 en Estados Unidos con la aparición de UBIQ, un terminal que conectaba distintas bases de datos jurídicas para que los clientes tuvieran acceso ininterrumpido a los servicios.
Actualmente, el concepto se ha transformado en áreas de práctica en el seno de despachos especializados en el desarrollo de soluciones tecnológicas orientadas a la empresa, y otras organizaciones como las Big Four, que entienden las necesidades reales de sus clientes.
En este artículo intentaré acercarnos a soluciones puramente orientadas a las necesidades de asesorías jurídicas de empresa, como son la gestión documental, la gestión masiva de contratos o la gestión de los asuntos legales.
El hilo conductor capaz de unir los tres verticales mencionadas anteriormente es la gestión del conocimiento en la empresa. Este dato, en mi opinión, es sumamente relevante porque cohesiona la necesidad actual de las empresas de estas soluciones en función de su nivel de madurez.
La gestión documental, dada la volumetría actual de las organizaciones, se torna una tarea ardua y compleja, más allá del mero almacenamiento físico y mantenimiento de los expedientes. Actualmente, las organizaciones necesitan clasificar, buscar y disponer de información relevante para sus operaciones y, al mismo tiempo, poder extraer datos qué analizar. El reto de este tipo de soluciones se encuentra en la información que contengan los documentos, si está estructurada o no para el óptimo aprovechamiento de la misma.
La gestión de contratos viene impulsada por los contract lifecycle management, herramientas esenciales que automatizan el ciclo completo de vida de un contrato, abarcando etapas iniciales como la preparación, la redacción colaborativa y fases posteriores como la negociación, firma y ejecución de los mismos, con el consecuente seguimiento de obligaciones.
Como vértice final de este triángulo de soluciones para la mejora en la eficiencia de las asesorías jurídicas, estarían las herramientas de gestión de asuntos legales o legal matters. Estas soluciones ayudan, sin lugar a dudas, a canalizar y trazar el seguimiento de consultas realizadas a los distintos miembros del equipo que compongan el departamento legal. Mediante formularios, estas herramientas permiten a los usuarios de negocio, u otros departamentos, tener una respuesta ágil del departamento legal, impulsando el valor de la asesoría jurídica y su posición en el marco de las operaciones de la empresa.
Mediante este tipo de soluciones se logra una mejora en el conocimiento interno, no solo de las prácticas jurídicas seguidas en cada área de negocio, sino del funcionamiento end to end de cada proceso de la organización.
